Hay algo casi visceral en el movimiento del dinero, a diferencia de otras cuentas contables que parecen más teóricas o lejanas, el efectivo y las cuentas corrientes palpitan con vida propia, cada billete que entra o sale, cada abono o débito bancario, es una huella tangible del quehacer de una empresa. Por eso, el Libro Caja y Bancos no es un simple registro operativo, es el lugar donde se ve, sin maquillajes, cómo late el corazón financiero de una organización.
Este libro tiene dos formatos establecidos por la SUNAT:
- El Formato 1.1, donde se detalla cada movimiento en efectivo, ingresos por ventas al contado, retiros para pagos menores, fondos recibidos o entregados directamente. Aquí vive el mundo físico del dinero, lo que se toca, se transporta, se guarda.
- El Formato 1.2, que registra los movimientos bancarios, transferencias, abonos, giros, cheques, pagos electrónicos, aquí habita el dinero digital, el que deja rastros invisibles pero auditables.
Ambos formatos, bien llevados, permiten controlar la liquidez y evitar distorsiones, pero si se descuidan o se manipulan, se convierten en el primer foco de riesgo, malversación, doble gasto, omisión de ingresos, pagos fantasmas.
He visto empresas que colapsaron por confiar demasiado en su “caja chica” sin registrar adecuadamente los egresos, también he visto trabajadores honestos acusados injustamente por no documentar bien los pagos realizados en efectivo. Porque cuando el dinero se mueve y no se anota con precisión, la sospecha no tarda en aparecer.
El Libro Caja y Bancos permite una lectura concreta, saber si la empresa realmente tiene capacidad de pago, si su liquidez es saludable o si vive del crédito disfrazado, a diferencia de otras cuentas, esta no se puede proyectar ni diferir, es hoy, es ahora. Un saldo mal registrado puede inducir a pensar que hay disponibilidad cuando no la hay, o que el dinero se fue cuando en realidad fue retenido.
Este libro también tiene un rol fundamental en el control interno, no solo por lo que muestra, sino por lo que obliga, a conciliar, a documentar, a verificar. La conciliación bancaria —ese ejercicio paciente y casi detectivesco— cobra aquí todo su sentido, cada monto debe coincidir, cada diferencia debe explicarse, y si no hay sustento, no hay confianza.
Un caso común se da —aunque ya en menos frecuencia que antes del YAPE y PLIN— en las empresas de transporte o delivery, donde los ingresos diarios en efectivo se registran de forma manual y luego se consolidan, si no se registra con prontitud en el Libro Caja (formato 1.1), es fácil que un ingreso desaparezca “por error”. Igual sucede con los pagos a proveedores en efectivo, que deben ir acompañados de recibos, órdenes y comprobantes, todo debe cuadrar, no solo con la contabilidad, sino con la realidad.
En los bancos, el control es igual de riguroso, pagos programados, débitos automáticos, compras electrónicas, todo queda grabado, pero si el Libro Bancos (formato 1.2) no refleja fielmente esos movimientos, el desbalance será inevitable, y los estados financieros —como el Estado de Situación Financiera o el Flujo de Efectivo— perderán valor.
Porque sí, una mala gestión del efectivo puede afectar la verdad de los estados financieros. Puede mostrar una empresa sólida cuando en realidad está en crisis, o una empresa sin recursos cuando lo que falta es orden, no dinero.
El efectivo no miente, el banco tampoco, pero el papel —o el Excel, o el sistema— puede ser manipulado, por eso, el Libro Caja y Bancos exige más que exactitud, exige integridad. Llevarlo bien es más que una obligación contable, es una declaración de transparencia, una forma de decir, aquí está todo, no escondemos nada.
