Donde empieza a escribirse la historia financiera
Antes de que exista un estado financiero, antes de que haya un balance, una utilidad o una pérdida, está el primer trazo, la línea inicial, ese momento en que alguien —no un economista, no un gerente, sino un contador—toma una transacción y la transforma en lenguaje contable, y para hacerlo, recurre a la primera herramienta, el Libro Diario.
El Libro Diario es el inicio del relato contable, en sus páginas —o en sus celdas digitales— se registran cronológicamente todas las operaciones de una empresa, cada venta, cada compra, cada movimiento bancario, cada hecho económico que impacta el patrimonio, es la bitácora diaria de lo que ocurre con los recursos, una suerte de diario íntimo que no admite omisiones.
La normativa tributaria peruana, respaldada por la SUNAT, exige que el Libro Diario se lleve de acuerdo con formatos preestablecidos, existen dos modalidades:
- El Libro Diario completo, donde se detallan las operaciones día a día, con sus respectivas cuentas, montos y glosas.
- El Libro Diario formato simplificado, permitido para ciertas categorías de empresas, donde se resume la información sin perder el contenido esencial, es un resumen entre el libro diario y el libro mayor.
Ambos son válidos, siempre que reflejen la realidad económica y que estén registrados de forma oportuna, sin manipulaciones ni traslados artificiales de fechas. Además, la obligatoriedad de llevar estos libros está determinada en nuestro país por el régimen tributario al que pertenece la empresa (Régimen General, MYPE Tributario), así como por el volumen de ingresos anuales. No todas las empresas están obligadas a llevar los mismos libros, pero aquellas que desean orden, proyección y control deben ir más allá de la exigencia mínima.
Pero ningún diario tiene sentido sin un destino, por eso existe el Libro Mayor, aquí es donde se reorganizan los datos registrados, se agrupan por cuentas, se clasifican, se suman. Si el Diario es el registro cronológico, el Mayor es el registro temático, donde se puede observar cómo evolucionan los saldos de cada cuenta a lo largo del tiempo. Allí vemos si caja aumentó o disminuyó, si las cuentas por cobrar crecen descontroladamente, o si las utilidades acumuladas realmente reflejan crecimiento.
La relación entre ambos es esencial, el Libro Mayor no existe sin el Diario, y el Diario no tiene propósito si su información no fluye hacia el Mayor, son como el manuscrito y el índice, como la vida diaria y su análisis al final del mes, pero la cadena no se detiene allí, lo registrado en el Libro Diario y luego sistematizado en el Mayor se traslada al balance de comprobación, una herramienta clave para validar que la suma de débitos y créditos sea exacta, coherente y balanceada. Ese balance actúa como un puente, es el filtro que asegura que no hay errores antes de avanzar hacia la gran síntesis, la más esperada, la emisión de los Estados Financieros.
Además, estos libros se alimentan mutuamente con los Libros Auxiliares, como el Registro de Compras, el Registro de Ventas, o los registros de activos fijos y cuentas por cobrar, los auxiliares ofrecen el detalle, la trazabilidad; el Diario y el Mayor, el orden y la estructura. Ignorar esa conexión es como construir una casa sin vigas ni planos.
Pongamos un ejemplo concreto, una empresa de servicios tecnológicos factura una consultoría, paga a sus técnicos, compra licencias de software y transfiere pagos a proveedores, cada una de estas operaciones pasa primero por el Diario, con fecha, cuentas y monto, luego, en el Mayor, esas mismas operaciones se reagrupan, se ve cuánto se pagó en sueldos, cuánto se gastó en servicios, cuánto se recibió por ventas. Y allí, el contador empieza a leer entre líneas, a ver el ritmo de la empresa, a entender si crece o se estanca, si está viva o solo sobrevive.
Por eso, llevar estos libros con rigor, ética y método no es opcional, es el corazón del control interno, es la base para la toma de decisiones, es la garantía de que los estados financieros no son ficción ni maquillaje, sino reflejo legítimo de lo que ocurrió.
Un contador responsable sabe que cada asiento en el Libro Diario es un acto de responsabilidad, y cada saldo en el Libro Mayor, una consecuencia. En esa cadena de registros está escrita la historia económica de una empresa, y cada historia, como bien sabemos, tiene consecuencias.
